عندما تستثمر الشركات في أنظمة ERP، فإنها لا تشتري البرامج فقط. إنهم يعيدون تشكيل كيفية عمل الفرق والتواصل واتخاذ القرارات. ولكن على الرغم من دورها الحاسم، غالبًا ما يتم تصميم أنظمة تخطيط موارد المؤسسات بتركيز غير متوازن: على بنية البيانات، والمنطق الخلفي، وقوائم الميزات. ما ينقصنا غالبًا هو الشيء الذي يجعل هذه الأنظمة تعمل بالفعل في العالم الحقيقي - التصميم.
ليس التصميم المرئي بالضرورة، ولكن الهيكلة المدروسة للتفاعلات والأدوار وسير العمل والأولويات عبر الأقسام. تنجح أنظمة ERP عندما تشعر بأنها غير مرئية، عندما لا يفكر المستخدمون في الأداة، لأن الأداة تفكر فيها.
في هذا الدليل، نوضح ما يتطلبه الأمر حقًا لتصميم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يناسب الأشخاص، وليس فقط العمليات. من أبحاث المستخدم إلى النماذج الأولية إلى إمكانية الوصول عبر الأنظمة الأساسية، إليك كيفية إنشاء منتج ERP لا يعمل فقط - إنه مناسب
ما هو تخطيط موارد المؤسسات؟
نظام ERP (تخطيط موارد المؤسسات) هو نوع من أنظمة البرامج التي تدمج عمليات الأعمال المختلفة في حل موحد. يتضمن عادةً وحدات للموارد البشرية والتمويل وإدارة علاقات العملاء والمخزون وسلسلة التوريد والاحتياجات الأخرى عبر الإدارات المختلفة.
تكمن القيمة الأساسية لتخطيط موارد المؤسسات (ERP) في تقديم مصدر واحد للحقيقة وتبسيط سير العمل وأتمتة وظائف الأعمال الأساسية. سواء كان ذلك نظام ERP سحابيًا أو منتجًا داخليًا لتخطيط موارد المؤسسات، يجب أن يكون تصميم النظام بديهيًا وقابلًا للتطوير وقابل للتكيف مع بيئة الأعمال المحددة التي يدعمها.
إن تصميم نظام ERP هو أكثر بكثير من مجرد واجهة مستخدم أنيقة - إنه يتعلق بإنشاء تجربة فعالة تساعد الأشخاص في جميع أنحاء المؤسسة على إكمال عملهم دون احتكاك. تتبع عملية تصميم وتطوير ERP نهجًا يركز على المستخدم مستوحى من نموذج الماس المزدوج، مما يساعد الفرق على اكتشاف المشكلات الحقيقية وتحديدها قبل بناء الحلول.
عملية تصميم ERP UX: مزج التفكير التصميمي مع تصميم النظام
يتضمن تصميم نظام ERP الكثير من الأشياء: بالتأكيد أكثر من مجرد واجهة مستخدم أنيقة. يتعلق الأمر بإنشاء تجربة سلسة تسمح للأشخاص في جميع أنحاء المؤسسة بأداء المهام بكفاءة. تمامًا مثل أي نوع من التصميم الذي يركز على المستخدم، تتبع عملية تصميم ERP UX مبادئ التفكير التصميمي المزدوج.
الخطوة الأولى في هذه العملية هي التعاطف.
1. التعاطف مع المستخدمين النهائيين
على عكس ما قد يفترضه الكثيرون، لا تبدأ بالمشكلة - بل تبدأ بالناس. هذا هو السبب في أن التعاطف هو الأساس.
يعد فهم الأشخاص الذين سيستخدمون ERP أمرًا ضروريًا. يساعد إجراء الأبحاث عبر الأقسام المختلفة في الكشف عن نقاط الضعف ومتطلبات النظام والميزات المرغوبة. الهدف هو الحصول على فهم واضح لما يحتاجون إليه من وظائف نظام ERP.
المقابلات غير المنظمة هي طريقة مفضلة. بمجرد التوقف عن الكشف عن رؤى جديدة، يمكنك تحليل وتوليف ما تعلمته للمضي قدمًا.
2. تحديد احتياجات الأعمال
مع توفر رؤى المستخدم، فإن الخطوة التالية هي رسم الصورة الأكبر: أهداف العمل وقيود سير العمل والمجالات التي تحتاج إلى تحسين.
تحدث إلى القيادة وعمليات الظل واجمع السياق من جميع أنحاء المؤسسة. تضع هذه المرحلة الأساس لمواءمة تصميم وتطوير حل ERP الخاص بك مع تحديات الأعمال الفعلية - مثل سير العمل المعطل أو برامج التخطيط القديمة أو صوامع البيانات.
النتيجة؟ مجموعة واضحة من الأولويات التي تربط النظام بالنتائج القابلة للقياس.
3. فكر في الميزات والوظائف
بمجرد تحديد الاحتياجات الأساسية، حان الوقت لاستكشاف كيفية تلبيتها. وهذا يعني وحدات وأدوات العصف الذهني التي ستدعم العمل اليومي: إدارة المخزون أو التحليلات في الوقت الفعلي أو الموافقات أو منطق التشغيل الآلي.
قم بإشراك فرق متعددة الوظائف: من المصممين إلى المطورين إلى الدعم الفني. قم بتقييم كل فكرة ليس فقط من أجل التجديد، ولكن لقدرتها على دعم العمليات الفعلية.
الهدف هنا ليس تعبئة منتج ERP بالميزات، ولكن توفير وظائف نظام ERP المهمة. ما الذي يساعد الناس على توفير الوقت؟ ما الذي يمنع الأخطاء؟
4. النموذج الأولي والاختبار
يجب اختبار الأفكار وليس افتراضها. قم بإنشاء إطارات سلكية ونماذج منخفضة الدقة لمحاكاة المهام والتدفقات الحقيقية. لا تهدف إلى التلميع، بل تهدف إلى التعلم.
إجراء اختبار قابلية الاستخدام مع المستخدمين النهائيين الفعليين. انتبه للارتباك أو التردد أو التحولات غير المتوقعة. اجمع التعليقات وقم بتنقيحها.
تقلل هذه المرحلة من عملية التطوير من مخاطر بناء الشيء الخطأ. يساعد في التأكد من أن الأشخاص يمكنهم استخدام النظام دون الحاجة إلى كتيبات تدريبية أو إمساك يدوي لا نهاية له من الدعم الفني.
5. التنفيذ والتكرار
بمجرد التحقق من صحتها، ابدأ التطوير. ولكن تعامل مع إطلاق نظام ERP الجديد الخاص بك على أنه البداية وليس النهاية.
يتم طرحه على مراحل. تتبع ما يتم استخدامه في الوقت الفعلي، وما يتم تجاهله، وما يتعطل. هناك الكثير من المقاييس - استبقاء المستخدم كونها واحدة من العناصر الرئيسية - لمساعدتك في ذلك. تساعدك هذه الملاحظات على تحسين نظام البرنامج باستمرار، وليس مجرد افتراض أنه تم إنجازه.
يجب أن يحل كل تحديث مشكلة حقيقية أو يفتح ميزة جديدة. يعد النظام الجديد الذي يتطور جنبًا إلى جنب مع مستخدميه أكثر قيمة بكثير من النظام الذي يصبح قديمًا لحظة تسليمه.
أفضل ممارسات تصميم ERP
الآن بعد أن غطينا عملية تصميم تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، دعنا ننتقل إلى أفضل ممارسات التصميم.
تبسيط العمليات المعقدة
تقوم أنظمة ERP بإدارة تدفقات عمل الأعمال المترابطة للغاية، ولكن يجب أن تظل تجربة المستخدم بسيطة. قسّم التدفقات المعقدة إلى خطوات منطقية. استخدم الإشارات المرئية واتساق الواجهة لتوجيه المستخدمين بكفاءة.
يعمل ذلك على تحسين قابلية الاستخدام وتقليل طلبات الدعم عبر الأقسام المختلفة - خاصة أثناء الإعداد.
توفير لوحة تحكم قابلة للتخصيص
لا يحتاج مدير المستودعات والمدير المالي إلى نفس الشيء لوحة المعلومات. امنح المستخدمين القدرة على تخصيص وجهات نظرهم وإعادة ترتيب الأدوات وتحديد أولويات ما يهتمون به.
يزيد التخصيص من الكفاءة ويساعد كل دور على تحويل البيانات إلى إجراءات، سواء كان ذلك يحتاج إلى سجل يومي أو قالب مخصص أو نظرة عامة على المشروع.
ضمان إمكانية الوصول عبر الأنظمة الأساسية
تمامًا مثل منتجات SaaS، تحتاج أنظمة ERP إلى العمل عبر الويب وسطح المكتب والجوال. سواء كانوا يقومون بمراجعة البيانات في الموقع أو الموافقة على أوامر الشراء عن بُعد، يتوقع المستخدمون الاستمرارية.
يضمن التصميم سريع الاستجابة والأداء موثوقية منتج ERP بغض النظر عن الجهاز أو السياق.
استخدم التحكم في الوصول المستند إلى الأدوار
التحكم في الوصول بناءً على الدور. اعرض فقط ما هو مناسب. يعمل ذلك على تحسين الوضوح وتعزيز الأمان، خاصة في المؤسسات حيث يجب أن يخدم ERP الواحد عشرات الوظائف عبر الإدارات المختلفة.
كما أنه يقلل من الحاجة إلى الدعم الفني، حيث يتفاعل المستخدمون فقط مع ما يحتاجون إليه بالفعل.
أخطاء تصميم ERP الشائعة
بغض النظر عن أفضل الممارسات، هناك الكثير من المخاطر التي يجب تجنبها. دعونا نغطي أكثر الأشياء التي واجهناها في تجربتنا.
تجاهل المستخدم النهائي
واحدة من أكثر المخاطر شيوعًا في تصميم ERP هي البناء للقيادة أو أصحاب المصلحة التقنيين مع تهميش المستخدمين الفعليين. سواء كان الأمر يتعلق بموظفي المستودعات أو فرق الموارد البشرية أو مديري الشؤون المالية، يجب إشراك الأشخاص الذين يستخدمون النظام يوميًا مبكرًا وفي كثير من الأحيان.
عندما تتخطى الإدخال المباشر من المستخدمين النهائيين، فإنك تخاطر بإنشاء منتج لا يتطابق مع سير العمل أو النماذج العقلية الخاصة بهم. النتيجة؟ انخفاض التبني وارتفاع تكاليف التدريب وزيادة الإحباط. تبدأ أنظمة ERP الناجحة باحتياجات المستخدم وليس الافتراضات.
تعقيد واجهة المستخدم بشكل مفرط
أنظمة ERP غنية بالميزات بشكل طبيعي، ولكن هذا لا يعني أن الواجهة يجب أن تكون فوضوية. غالبًا ما يؤدي تضخم الميزات إلى تخطيطات مربكة وتفاعلات غير متسقة ومنحنيات تعلم حادة.
لا تبدو الواجهة الواضحة والبسيطة أفضل فحسب، بل تعمل بشكل أفضل. يجب أن يحصل كل زر أو قائمة أو إعداد مضاف على مكانه من خلال دعم مهمة تجارية حقيقية. أعط الأولوية لقابلية الاستخدام على الشمولية. في نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP)، لا يعد الوضوح أمرًا رائعًا، بل هو أمر بالغ الأهمية لإنجاز العمل.
التقليل من أهمية ترحيل البيانات
إن ترحيل البيانات من الأنظمة القديمة إلى ERP الجديد ليس مجرد مهمة فنية، بل هو مهمة استراتيجية. يمكن أن يؤدي التخطيط السيئ هنا إلى تعطيل التنفيذ وإفساد السجلات الأساسية وتقويض الثقة في النظام.
تترك العديد من الفرق تخطيط البيانات وتنظيفها والتحقق منها بعد فوات الأوان في العملية. بدلاً من ذلك، تعامل مع ترحيل البيانات كمشروع صغير خاص به: تحديد مجموعات البيانات الرئيسية ومواءمة التنسيقات وإشراك الأشخاص الذين يفهمون البيانات بشكل أفضل. تؤدي البيانات النظيفة إلى عمليات إطلاق نظيفة.
عدم وجود تخطيط للتكامل
نادرًا ما تعيش أنظمة ERP في عزلة، فهي جزء من نظام بيئي أكبر من الأدوات: CRMs ومنصات الرواتب وأنظمة المستودعات والمزيد. يؤدي تجاهل هذا الواقع إلى البيانات المنعزلة والعمل المكرر وسير العمل المعطل.
تكامل الخطط من اليوم الأول. تعرف على الأنظمة التي تحتاج إلى الاتصال والبيانات التي تحتاج إلى المزامنة وأين يمكن أتمتة الخطوات اليدوية. تعمل عمليات الدمج السلسة على تحويل ERP الخاص بك إلى نظام عصبي مركزي وليس مجرد تطبيق آخر غير متصل.
فريق تصميم ERP الأمثل: شركاء التنمية الداخلية مقابل شركاء التنمية الخارجية
لتصميم نظام ERP بشكل فعال، تحتاج إلى فريق تصميم شامل يضم مصممي UX ومتخصصي واجهة المستخدم والباحثين واستراتيجيي المحتوى ومصممي المنتجات.
فوائد التعاقد مع شريك تصميم خارجي
يمكن لوكالة التصميم ذات الخبرة في تجارب ERP أن تجلب:
- عملية تصميم منظمة تعتمد على البحث
- أطر UX و UI التي أثبتت جدواها والمصممة للأنظمة المعقدة
- معرفة عميقة باحتياجات مستخدمي المؤسسة وسير العمل
- تسليم أسرع من خلال فرق التصميم المركزة متعددة الوظائف
- منظور خارجي يتحدى الافتراضات الداخلية ويفتح تجارب أفضل للمستخدم
في كثير من الحالات، تؤدي الشراكة مع فرق التصميم الخارجية ذات الخبرة إلى نظام تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الأكثر سهولة في الاستخدام، وتحسين التبني عبر الإدارات، وتقليل مشكلات قابلية الاستخدام على المدى الطويل.
الخلاصة: تصميم نظام ERP مع الغرض
يعد تصميم نظام ERP مسعى معقدًا ولكنه مجزي. لا تلبي تجربة المستخدم المدروسة جيدًا متطلبات النظام فحسب، بل تعزز أيضًا الإنتاجية والتعاون عبر المؤسسة بشكل كبير. سواء كنت تستثمر في ERP جديد أو تتطلع إلى تحسين واجهة نظام ERP الحالي، تذكر أن تطوير برامج ERP الناجح يبدأ بفهم عميق للمستخدم النهائي والالتزام بالتحسين المستمر.
من خلال اتباع أفضل الممارسات الموضحة هنا وتجنب الأخطاء الشائعة، يمكن لفريقك تبسيط سير العمل وتقليل الاحتكاك وتصميم تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الذي يقدم قيمة حقيقية.
هل أنت مستعد لتبسيط عملياتك؟ كل شيء يبدأ بتصميم جيد.
