Коли компанії інвестують в ERP-системи, вони не просто купують програмне забезпечення. Вони змінюють те, як команди працюють, спілкуються та приймають рішення. Але, незважаючи на свою критичну роль, ERP часто проєктуються зі зміщеним фокусом: на структуру даних, бекенд-логіку, списки функцій. Часто бракує того, що робить ці системи ефективними в реальному світі — це дизайн.
Не обов’язково візуальний, а продумане структурування взаємодій, ролей, робочих процесів і пріоритетів між відділами. ERP-системи найкраще працюють тоді, коли їх майже не помічають — коли користувачі не думають про інструмент, тому що інструмент думає про них.
У цьому гайді ми розкриваємо, що насправді потрібно для створення ERP, яка працює для людей, а не лише для процесів. Ось як побудувати ERP-продукт, який не просто функціонує, а підходить: від дослідження користувачів до прототипування і підтримки на різних платформах.
Що таке ERP?
ERP-система (Enterprise Resource Planning) — це тип програмного забезпечення, який інтегрує різні бізнес-процеси в єдине цілісне рішення. Вона зазвичай охоплює модулі для управління персоналом, фінансами, взаємодією з клієнтами (CRM), запасами, ланцюгами постачання та іншими функціями, які охоплюють різні відділи компанії.
Основна цінність ERP полягає у створенні єдиного джерела правдивих даних, оптимізації робочих процесів і автоматизації ключових бізнес-функцій. Незалежно від того, чи йдеться про хмарне рішення чи локально розгорнутий продукт, дизайн ERP-системи має бути інтуїтивно зрозумілим, масштабованим і адаптованим до специфіки бізнес-середовища, в якому вона працює.
Розробка ERP — це набагато більше, ніж просто привабливий інтерфейс. Це про створення ефективного користувацького досвіду, який дозволяє співробітникам виконувати свою роботу без зайвих бар’єрів. Процес дизайну та розробки ERP-систем базується на орієнтованому на користувача підході, натхненному моделлю подвійного ромба, що допомагає командам спершу виявити й чітко визначити справжні проблеми, а вже потім переходити до створення рішень.
Процес проектування ERP UX: поєднання дизайн-мислення з системним дизайном
Розробка ERP-системи — це складний процес, що охоплює значно більше, ніж просто створення привабливого інтерфейсу. Йдеться про побудову цілісного, безперебійного досвіду, який дозволяє людям в організації виконувати свої завдання швидко, інтуїтивно та без зайвих зусиль.Як і будь-який користувацько-орієнтований підхід, дизайн ERP UX спирається на принципи дизайн-мислення та моделі подвійного діаманта, що допомагають командам глибше зрозуміти реальні проблеми перед тим, як перейти до створення рішень.
Першим кроком у цьому процесі є співпереживання.
1. Емпатуйте з кінцевим користувачам
Всупереч поширеному уявленню, процес не починається з проблем — він починається з людей. Саме тому емпатія лежить в основі всього.Щоб створити ефективну ERP-систему, потрібно глибоко зрозуміти тих, хто нею користуватиметься.
Проведення досліджень у різних відділах дозволяє виявити ключові больові точки, технічні вимоги та очікувані функції.Мета — сформувати чітке уявлення про те, що саме користувачі очікують від функціональності ERP.Для цього найкраще підходять неструктуровані інтерв’ю. І щойно ви помітите, що нові інсайти більше не з’являються — час переходити до аналізу, узагальнення та наступного етапу проєктування.
2. Визначте потреби бізнесу
Маючи глибоке розуміння користувачів, наступний крок — окреслити загальну картину: бізнес-цілі, обмеження в існуючих процесах та зони, що потребують покращення.
Поспілкуйтеся з керівництвом, спостерігайте за щоденними операціями, збирайте контекст з усіх рівнів організації.Цей етап допомагає узгодити дизайн і розробку ERP-рішення з реальними викликами бізнесу — такими як неефективні процеси, застаріле програмне забезпечення для планування чи ізольовані системи даних. Результат — чітко визначений набір пріоритетів, що напряму пов’язує ERP із вимірюваними результатами для компанії.
3. Розробіть ідеї функціональних можливостей
Після того як основні потреби визначено, настав час перейти до пошуку рішень. Це означає генерацію ідей щодо модулів та інструментів, які підтримуватимуть повсякденну роботу — управління запасами, аналітику в реальному часі, погодження запитів, логіку автоматизації тощо.
До процесу варто залучити міжфункціональні команди: дизайнерів, розробників, аналітиків, фахівців із підтримки. Кожну ідею слід оцінювати не за її новизною, а за практичністю — чи допомагає вона вирішити реальні завдання бізнесу і користувачів.
Мета не в тому, щоб наситити ERP-продукт функціями заради кількості. Важливо надати лише ту функціональність, яка справді має цінність: що заощаджує час, мінімізує помилки й підтримує ключові бізнес-процеси.
4. Прототип і тест
Ідеї потрібно перевіряти, а не вгадувати. Створюйте вайрфрейми та макети низької точності, щоб імітувати реальні завдання та потоки. Не прагніть до ідеального результати, а прагніть дізнатись щось нове про свій продукт.
Проведіть тестування юзабіліті з фактичними кінцевими користувачами. Слідкуйте за плутаниною, ваганнями або несподіваними способами користуватись прототипом. Збирайте відгуки та уточнюйте.
Цей етап у процесі розробки допомагає зменшити ризик створення продукту, який не працюватиме в реальних умовах. Завдяки тестуванню можна переконатися, що люди справді можуть користуватися системою без потреби в навчальних посібниках або постійній допомозі техпідтримки.
5. Реалізуйте та ітеруйте
Після підтвердження рішень переходьте до розробки. Але сприймайте запуск ERP-системи не як фінішну пряму, а як відправну точку.
Розгортайте систему поетапно. Відстежуйте в реальному часі, які функції використовуються, які ігноруються, а які викликають проблеми. Один із ключових показників ефективності — рівень утримання користувачів. Саме він може вказати, де система працює добре, а де потребує доопрацювання.
Зворотний зв’язок має стати основою для постійного вдосконалення — а не приводом вважати, що все вже завершено. Кожне оновлення повинно розв’язувати конкретну проблему або відкривати нові можливості. Система, яка розвивається разом із користувачами, набагато цінніша, ніж та, яка втрачає актуальність одразу після впровадження.
Кращі практики проектування ERP
Тепер, коли ми розібрали процес проєктування ERP-системи, перейдемо до ключових принципів і найкращих практик дизайну.
Упорядкування складних процесів
ERP-системи керують складними, тісно взаємопов’язаними бізнес-процесами, але користувацький досвід при цьому має залишатися простим.
Розбивайте складні сценарії на логічні, послідовні кроки. Використовуйте візуальні підказки та узгоджений інтерфейс, щоб інтуїтивно спрямовувати користувачів і зменшувати навантаження під час роботи з системою.
Це підвищує зручність користування та зменшує кількість звернень до служби підтримки з боку різних відділів — особливо на етапі впровадження системи.
Надайте настроювану інформаційну панель
Менеджеру складу та фінансовому директору не потрібна однакова панель керування. Дайте користувачам можливість персоналізувати інтерфейс: змінювати порядок віджетів, налаштовувати вигляд і пріоритети залежно від того, що є важливим саме для них.
Можливість налаштування підвищує ефективність і дає змогу кожній ролі перетворювати дані на конкретні дії — незалежно від того, чи йдеться про щоденний звіт, індивідуальний шаблон чи загальний огляд проєкту.
Забезпечити доступність між платформами
Так само як і SaaS-продукти, ERP-системи мають безперебійно працювати на веб-платформах, настільних і мобільних пристроях. Незалежно від того, чи переглядає користувач дані на об’єкті, чи віддалено погоджує замовлення на закупівлю — він очікує цілісного, узгодженого досвіду.
Адаптивний і продуктивний дизайн забезпечує надійну роботу ERP-продукту в будь-якому середовищі — незалежно від пристрою чи контексту використання.
Використання управління доступом на основі ролей
Контроль доступу на основі ролей дозволяє показувати користувачам лише ту інформацію, яка для них актуальна. Це підвищує зрозумілість інтерфейсу й одночасно посилює безпеку — особливо в організаціях, де одна ERP-система охоплює десятки функцій для різних відділів.
Такий підхід також зменшує потребу в технічній підтримці, оскільки користувачі взаємодіють лише з тим, що їм дійсно потрібно.
Поширені помилки проектування ERP
Окрім найкращих практик, існує низка поширених помилок, яких варто уникати. Нижче — ті, з якими ми найчастіше стикалися на практиці.
Ігнорування кінцевого користувача
Одна з найтиповіших помилок у проєктуванні ERP — створювати систему, орієнтуючись виключно на керівництво або технічних фахівців, залишаючи осторонь реальних користувачів.
Незалежно від того, йдеться про працівників складу, HR-команди чи фінансових менеджерів — усі, хто користується системою щодня, повинні бути залучені з самого початку та протягом усього процесу.
Якщо нехтувати зворотним зв’язком від кінцевих користувачів, існує ризик створити продукт, який не відповідає їхнім робочим процесам і мисленню. Результат — низький рівень залучення, зростання витрат на навчання та загальне розчарування. Успішні ERP-системи завжди починаються з розуміння потреб користувачів, а не з припущень.
Надмірне ускладнення інтерфейсу користувача
ERP-системи за своєю природою містять багато функцій, але це не означає, що інтерфейс повинен бути перевантаженим. Надлишковий функціонал часто спричиняє заплутані макети, суперечливі сценарії взаємодії та круту криву навчання.
Чіткий, мінімалістичний інтерфейс не лише виглядає краще — він працює ефективніше. Кожен елемент інтерфейсу — кнопка, меню, параметр — має мати чітке обґрунтування свого існування. У пріоритеті має бути зручність використання, а не повнота заради повноти. У випадку з ERP ясність — не просто перевага, а критично важливий фактор для продуктивної роботи.
Недооцінка міграції даних
Перенесення даних зі старих систем до нової ERP — це не просто технічне завдання, а стратегічно важливий етап. Невдале планування може загальмувати впровадження, пошкодити важливу інформацію та підірвати довіру до нової системи.
Часто команди відкладають етапи зіставлення, очищення та перевірки даних надто пізно. Натомість до міграції слід підходити як до окремого міні-проєкту: визначити ключові набори даних, узгодити формати та залучити людей, які найкраще розуміють інформацію. Чисті дані — це передумова для чистого запуску.
Відсутність інтеграційного планування
ERP-системи рідко функціонують у вакуумі — зазвичай вони є частиною великої екосистеми, що включає CRM, платформи для обліку зарплат, складські системи тощо.
Ігнорування цього факту веде до ізольованих даних, дублювання роботи та збоїв у процесах. Щоб цього уникнути, планування інтеграцій слід починати ще на етапі концепції. Потрібно чітко розуміти, які системи мають обмінюватися даними, які процеси потребують синхронізації та які ручні операції можна автоматизувати.
Оптимальна команда дизайнерів ERP: внутрішні та зовнішні партнери з розвитку
Щоб ефективно спроєктувати ERP-систему, потрібна багатопрофільна команда дизайнерів, яка включає UX-дизайнерів, UI-спеціалістів, дослідників, контент-стратегів і продуктових дизайнерів.
Переваги найму зовнішнього партнера
Дизайн-агенція з досвідом роботи з ERP-рішеннями може запропонувати:
- Структурований процес, заснований на користувацьких дослідженнях
- Перевірені UX та UI-фреймворки, адаптовані до складних систем
- Глибоке розуміння потреб користувачів у корпоративному середовищі
- Швидшу реалізацію завдяки сфокусованим кросфункціональним командам
- Зовнішній погляд, який допомагає кинути виклик внутрішнім припущенням і створити кращий користувацький досвід
У багатьох випадках партнерство з досвідченою зовнішньою дизайн-командою призводить до зручнішого ERP-продукту, вищої залученості користувачів і меншої кількості проблем з інтерфейсом у довгостроковій перспективі.
Висновок: Розробка ERP системи з метою
Розробка ERP — це складне, але стратегічно важливе завдання. Добре спроєктований користувацький досвід не просто відповідає технічним вимогам — він підвищує продуктивність, сприяє кращій взаємодії між командами й адаптується до змін у бізнесі.
Чи впроваджуєте ви нову систему, чи покращуєте наявну — починати варто з глибокого розуміння потреб користувачів і готовності до постійного вдосконалення.
Дотримуючись описаних у цій статті принципів і уникаючи поширених помилок, ваша команда зможе оптимізувати процеси, зменшити тертя та створити ERP-продукт, що приносить реальну цінність.
